Ce înseamnă să organizezi un SNV?
Echipa Pro Vobis vă prezintă elemente inedite din spatele cortinei, despre procesul prin care trecem noi pentru a pune pe picioare an de an evenimentul cel mai drag nouă, și în mod cert, cel mai longeviv. La mulți ani SNV! ;)
NOIEMBRIE – DECEMBRIE
Acțiunea pentru un SNV din luna mai a oricărui an începe în noiembrie din anul anterior – atunci apare subiectul pe lista de teme de la ședințele noastre de planificare lunară – “Ce facem de SNV?”
Echipa se adună și se pune în temă, iar dacă avem colegi noi, se face o introducere a conceptului SNV, se prezintă slogane și tricouri vechi, se trec în revistă concluziile ediției anterioare, se dezbat lecțiile învățate, punctăm ce trebuie schimbat, ce nu a mers edițiile anterioare. Și începem un proces de căutare a temei viitoarei ediții, de definire a conceptului, de sondare de parteneri naționali sau chiar sponsori.
IANUARIE – FEBRUARIE
La debutul anului, subiectul SNV apare în planificări o dată la 2 săptămâni, se creează anunțul Save the date – ca partenerii locali să știe datele exacte din luna mai ale SNV (formula de calcul este: mereu a treia săptămână a lunii).
De obicei organizăm cel puțin 2 ședințe separate dedicate procesului de brainstorming pentru noul slogan – în ton cu tematica aleasă și ținând cont de observațiile din anii anteriori, de ce tendințe apar în voluntariat la nivel european sau local, de ce subiecte vrem să scoatem în evidență. Uneori ideea sloganului vine rapid și simțim fără dubiu că acela este – alteori avem liste întregi de cuvinte cheie, fraze, îndemnuri, pe care le învârtim și potrivim până avem fraza câștigătoare. Nu e mereu simplu, mai ales că vrem să le schimbăm în fiecare an, să fie suficient de mobilizatoare, să sune bine în limba română, să fie potrivite și de purtat pe un tricou. Dar când îl găsim, devine fraza cea mai des folosită a sezonului!
MARTIE – APRILIE
Aceasta e perioada cea mai intensă, când SNV e un subiect săptămânal. Noi suntem doar 3 în echipa Pro Vobis, așa că acum ne vin în ajutor voluntari SNV sau interni. Împreună cu ei facem filmul evenimentului, cu toate termenele limită și condiționările dintre o sarcină și alta. În mare, cam acestea ar fi:
- definitivăm conceptul și mesajul principal,
- lansăm înscrierile în SNV și comenzile de tricouri,
- creăm materiale vizuale diverse,
- actualizăm regulamentul SNV,
- împrospătăm banca de idei și eventual creăm alte resurse specifice ediției,
- încurajăm lumea să se înscrie, dar și să aducă noi parteneri,
- promovăm intens SNV pe toate canalele – Facebook, newsletter, mesaje directe, sau la evenimentele pe care le organizăm și la care suntem invitați,
- așteptam să vină tricourile și când vin, deschidem entuziasmate cutiile – Di verifică exact culorile, cum a ieșit imprimarea, ne îmbrăcăm repede cu ele, facem ședința foto ad-hoc, că suntem prea entuziasmate și căutăm apoi alte idei de a le promova cat mai creativ, pentru că vrem să le vedem ajunse în toată țara!
După ce ne potolim puțin cu promovarea, începe operațiunea “pachetăreala” – o aventură de câteva zile în care biroul nostru este plin de cutii, se fac facturi și se dau telefoane, se numără tricouri și se împachetează, se cheamă curierul zilnic sau chiar se duc coletele la depozitul firmei de curierat, dacă ne mai fac câte o surpriză și nu vin să le ridice când au promis, iar noi vrem neapărat să ajungă în timp util la voi.
În acest tumult al zilelor de pre-SNV suntem noi și câteodată voluntarii SNV… e poate cea mai intensă săptămână din an pentru noi, biroul nostru e haos, avem probleme cu curierii, simultan cu “operațiunea tricouri”, accelerăm promovarea și îndemnele de înscriere în SNV, citim descrierile activităților înscrise de voi și construim Harta SNV, facturăm și evident imprimantele ne fac figuri (aproape fără excepție), și așteptăm cu emoție reacțiile voastre când primiți tricourile.
Ne dăm feedback una alteia pe toate materialele, verificăm fiecare cuvințel și virgulă, tot căutăm idei proaspete de a promova și altfel informația, fiecare vizual care iese de la noi e trecut prin ochii tuturor, Corina întreabă obsesiv de sigle, Di are puterea și creativitatea de a produce pe bandă rulantă imagini și variațiuni ale lor, potrivite pentru orice dimensiune, mesaj dorit și mediu de comunicare, iar voluntarii întreabă mereu cum să ajute? Ce mai? Organizația e cu motoarele turate 150%!
MAI
Nu o slăbim cu promovarea, scriem peste tot, verificăm cu partenerii activități, finalizăm calendarul sau harta SNV, tragem linie sub activitățile și organizațiile înscrise, ca să putem introduce aceste date în comunicatul național de presă, finalizam materiale vizuale pentru parteneri, ca voi să le puteți folosi apoi în promovarea la nivel local – rama foto pentru Facebook, afiș, imagine de story, fotografie tip cover, etc.
Începe Săptămâna!!! – de luni până pe miercuri-joi suntem în focuri mari – cu energie multă, curioase să vedem ce se întâmplă în țară, comunicăm în continuare, zilnic, adunăm poze, scriem articole, testimoniale, dăm interviuri în presă, vă lăudăm mult și ne încărcăm de energia acțiunilor care vin din toată țara și pe care le trăim și noi puțin prin intermediul pozelor și video-urilor voastre.
Căutăm zilnic pe Facebook sau Instagram postări cu hashtag-urile ediției, chiar vă vânăm peste tot. Tot scrollând ne sar în ochi imediat din zecile de postări, orice poză cu tricoul ediției (așa cum și voi ieșiți în evidență la acțiuni și pe străzi ;) ), ne trimitem una alteia fotografiile – “Uite ce au făcut cutare și cutare!” sau “Iată ce au zis de noi și de SNV”, “Ai văzut ce poză drăguță aveau cu tricoul SNV?”
Dormim, câte puțin. Cât e necesar.
Continuăm să ne hrănim cu bucuria veștilor de prin toată țara, creăm Albumul zilei și căutăm chiar și seara târziu poze care au apărut între timp și nu au fost încă incluse în album – totul din dorința de a reflecta cât mai fidel dimensiunea fiecărui SNV, felul în care a ajuns în fiecare colț de țară.
De joi încolo forța noastră mai scade, dar nu ne oprim – postăm și iar postăm, răspundem la mesajele voastre, ne mai întrebăm dacă voi chiar vedeți ceea ce comunicăm noi (mai ales când nu prea avem reacții), mai edităm calendarul sau harta SNV, contorizăm mental și emoțional rezultatele concrete ale acțiunilor voastre.
În unii ani avem propriile noastre acțiuni – de voluntariat al echipei, în trecut, iar în ultimii ani coordonăm acțiuni de voluntariat corporatist, sau ateliere și sesiuni de formare, oferim diverse prezentări. Luăm cuvântul în evenimentele voastre, dacă ne invitați (mai ales online) sau vă trimitem mesaje despre importanța voluntariatului și rolul SNV – pe care voi le includeți în activități și comunicări.
Finalizam diplomele pentru voluntari și certificatele de apreciere ale partenerilor locali.
Mai respirăm :)
Luni după SNV – o luăm de la capăt cu planificarea – de data asta pentru a reuși să adunăm cât mai multe date de la voi. Trimitem partenerilor locali formularul de raport și, cât așteptam să vină rapoarte completate, răspundem la întrebări și mesaje, îi felicitam pe cei care au dus la bun sfârșit o nouă ediție SNV, pregătim comunicatul de presă post eveniment, mai aranjăm poze, mai trecem în revistă postările voastre, le mulțumim voluntarilor SNV, ne alocăm timp să simțim evenimentul. Ne organizăm propria sesiune de evaluare și feedback, analizăm ce am făcut bine, ce trebuia organizat altfel, luăm la cald reacții și impresii, în echipa extinsă – angajați-voluntari-colaboratori.
Uneori chiar mai trimitem tricouri, căci mulți văd ce se întâmplă și își doresc să aibă un tricou de voluntar, chiar dacă nu au apucat să facă acțiuni în acel SNV, alții vor să își întregească colecția, alții se gândesc că vor avea mai mulți voluntari care să se bucure de ele. Pentru noi e minunat, pentru că încurajăm voluntariatul pe tot parcursul anului și toate sloganele SNV au valabilitate oricând, nu doar în timpul celor 7 zile ale săptămânii.
Apoi, ne orientăm atenția (parțial) spre celelalte proiecte, ușor neglijate în verva SNV :)
IUNIE
Adunăm rapoarte, vă dăm remindere și vă vorbim cum știm noi mai bine despre importanța evaluării și colectării de date. Pregătim raportul general al SNV, pe baza a ceea ce primim de la voi. Cu cât avem mai multe date și evaluări detaliate, putem da o imagine mai corectă și mai completă a ce înseamnă de fapt SNV, a ceea ce este cu siguranță cel mai mare eveniment de voluntariat din România. Dar ca să știe și alții asta, în fiecare an, e nevoie să alocăm timp și monitorizării în timpul activităților, și raportării la final de evenimente. Și mai apoi, și evaluării impactului fiecărei acțiuni de voluntariat în parte.
Ce mai facem noi în echipa Pro Vobis, după SNV? Emitem certificate de apreciere pentru organizațiile partenere și ne bucurăm nespus să vedem pe paginile voastre postări entuziasmate cu ele și momente de celebrare a efortului SNV. E o încununare a unor eforturi intense de luni de zile și vorbele voastre de apreciere, bucuria voluntarilor, promisiunea de a relua activitățile în SNVul următor – sunt pentru noi tot atâtea motive și resurse de a continua povestea.
IULIE – SEPTEMBRIE
Facem o mulțime de alte activități și proiecte, promovăm voluntariatul, dezvoltăm resurse, creăm parteneriate naționale și internaționale, instruim și dezvoltăm capacitatea sectorului de voluntariat – ne îndeplinim misiunea ca organizație.
Lăsăm să se adune idei, experiența, inspirație – pentru următoarea ediție SNV.
Postăm pe pagina SNV oportunități de voluntariat din țara și nu numai, mai ales atunci când partenerii SNV ne roagă să îi sprijinim în găsirea de voluntari. Pagina SNV rămâne un loc de promovare a voluntariatului și a celor care îl pun în scenă.
OCTOMBRIE
Dospim următoarea ediție, chiar dacă nu vorbim, încă, despre ea…
Mai suntem invitați la evenimente și conferințe – naționale și internaționale – SNV apare în toate prezentările noastre, și ca program constant, durabil și de succes al Pro Vobis, dar și ca element important al infrastructurii de voluntariat din România.
NOIEMBRIE
Hopa, iar vine vremea să planificăm un SNV!
“Ce temă ar trebui să aibă anu’ viitor?”
