Iniţiativa Ajutăm Seniorii a pornit din dorinţa de implicare a unui grup de angajaţi din cadrul Primăriei Municipiului Alba Iulia. Pandemia şi criza generată de aceasta i-au făcut să fie mai deschişi la nevoile comunităţii, să îşi dorească să vină în sprijinul celor care au nevoie, nu neapărat de măsuri instituţionale, ci de ceva mai mult – de un contact uman onest. Aşa s-a născut programul Ajutăm Seniorii, care nu apare în fişa postului niciunuia din angajaţii Primăriei. E o iniţiativă a unor angajați, care au simţit să facă ceva în plus, să aducă o măsură comunitară suplimentară, la ceea ce deja făcea instituţia şi Direcţia de Asistenţă Socială, care ar fi avut în mod obişnuit un astfel de rol de preluare a comenzilor. Au vrut să deservească vârstnicii peste 65 de ani şi au decis ad-hoc, după 2-3 întâlniri de tatonare care au implicat și reprezentanți ai conducerii, că e timpul să realizeze această activitate, care nu e un serviciu propriu-zis, dar e un răspuns la o nevoie clară – ei și-au zis hotărât: “Hai să facem!”. Și au pornit!
Au întocmit norme de lucru, proceduri interne specifice, construind din mers. “Nu am avut un șablon, am descoperit din punerea în practică. Am văzut la scurt timp că voluntarii intrau în casele oamenilor să lase pachetele și am oprit asta, pentru că era un risc. Am construit totul observând și corelând cu riscurile. Am sesizat însă imediat provocarea de a nu deveni reci și automați și ne-am dorit să găsim o cale de mijloc. Vârstnicii abia așteptau să se întâlnească cu omul în sine, nu neapărat să preia pachetul. Ei așteptau voluntarii cu flori, cu ciocolată – aveau și au o nevoie uriașă de interacțiune, de relaționare, nu doar de un gest mecanic”, ne detaliază Sebastian Băeșan, coordonatorul echipei.
Au încercat să regleze cu voluntarii și să echilibreze cele 2 roluri și tipuri de relații – relația riguroasă, mecanică, de livrare marfă-decontare marfă și relația umană, de socializare – de contact la nivel emoțional cu cei care aveau nevoie de sprijin. Au respectat măsurile de siguranță – au oferit voluntarilor măști, soluții de dezinfectare, mănuși – și le-au transmis în instructajele zilnice nevoia de distanțare, cu rugămintea de a ține cont de ele și de a regla la fața locului gradul de apropiere, fiecare caz fiind specific, pentru că erau diferențe majore între o livrare la o casă cu curte și una la etajul 4 dintr-un bloc.
“Ne-am bazat pe seriozitatea şi responsabilitatea voluntar, dar a fost în mod cert o acţiune ghidată de emoţie. Şi s-au strâns multe poveşti şi amintiri minunate. Natura relaţiilor o dau oamenii din fiecare caz – mai ales cei care fac comanda, dacă ei au vrut să mulţumească şi să relaţioneze, nu puteam rămâne rigizi şi reci. Vârstnicii au primit un gest caritabil şi emoţia lor s-a prelungit cu întâlnirea în sine, aşa încât au luat naştere reacţii extraordinare. De exemplu, am avut 2 oameni în cărucior cu rotile, care locuiau la etaj. Când voluntarul a sunat informându-i că a ajuns, beneficiarii au întins o sfoară în jos pentru a ridica plasele pe geam, ca să nu urce voluntarul prea multe etaje, s-au gândit cum pot şi ei să ajute, să nu lase o greutate prea mare pe voluntar”.
Cum s-au organizat?
După ce şi-au clarificat grupul ţintă de beneficiari şi modalitatea de intervenţie, au pus informări pe site-ul Primăriei şi pe Facebook şi voluntarii au început să se înscrie. Criza în care ne-am aflat cu toţii i-a provocat să apeleze la voluntari şi au fost surprinşi să vadă 76 de voluntari înscrişi, confirmând dorinţa de implicare şi răspunsul la o situaţie concretă, reală, care a dus la solicitări zilnice de înscriere în program. Astfel, s-au strâns chiar mai mulţi voluntari decât a fost nevoie, pentru că numărul de comenzi a scăzut, mai ales după ce s-a extins durata de mobilitate şi deplasare a vârstnicilor. În consecinţă, au recurs la un mod de implicare prin rotaţie, pentru a putea participa cu toții. Voluntarii au un profil diversificat, atât pe vârste, cât și ca pregătire profesională, sau statut social. Au fost în general adulți, dar și 2 tineri sub 18 ani, care în unele cazuri vin cu părinții la activitățile de voluntariat. S-a ajuns la peste 80 de persoane vulnerabile din municipiu și s-au acumulat peste 670 de ore de voluntariat, realizând peste 130 de livrări către seniori și persoane cu deficiențe locomotorii.
Procedura de înscriere a fost una simplificată, pe baza unei cereri și a copiei de buletin, alături de o declarație pe baza căreia puteau filtra cazurile de risc privind condițiile de locuire (cei care locuiau cu copii mici sau un cadru medical, de exemplu, fiind sfătuiți să nu se înscrie, dar să susțină campania prin promovare și recomandări de cazuri ce necesită acest tip de suport). Voluntarii au primit legitimații și declarații de deplasare, pentru a certifica traseele lor de livrare. Zilnic s-au realizat instructaje de protecție, abordând și modalitățile de relaționare cu beneficiarii sau riscurile de expunere. Toate materialele de protecție necesare voluntarilor au fost asigurate de administrația publică.
Cum au funcționat activitățile?
Echipa de coordonare din primărie, formată din 12 voluntari coordonatori, s-a ocupat de centralizarea tuturor elementelor acțiunii – de la comunicare la preluarea de comenzi, alocarea acestora voluntarilor, precum și managementul voluntarilor. Zilnic până la ora 13.30 erau preluate comenzi, acestea erau apoi structurate (achiziții de produse, de medicamente, plăți facturi), se printau fișe informative pentru fiecare comanda (cu datele de contact și conținutul comenzii), care erau alocate voluntarilor, ce urmau să îi contacteze pe beneficiari pentru clarificări, când erau la cumpărături. Aceștia trimiteau apoi coordonatorilor poze cu bonurile și produsele achiziționate, ca un mijloc de monitorizare a fiecărei comenzi, dar într-o manieră naturală, de împărtășire și nu de raportare. Uneori trimiteau și fotografii care să reflecte experiența lor din timpul livrărilor – cu ei în mașină, cu beneficiarul la o distanță corectă, undeva în fundalul pozei – acestea erau extrem de importante pentru animarea grupului, pentru menținerea interesului celor care urmau la rând să activeze ca voluntari pe teren. Experiențele împărtășite astfel și în cuvinte nu s-au pierdut și au fost un liant pentru voluntari, o cauză comună cu care s-au identificat toți.
Unii din voluntari au avansat proprii bani pentru aceste achiziții, urmând să îi recupereze de la beneficiari, pentru a evita un drum suplimentar la Primărie; alții au primit banii necesari pentru cumpărături de la echipa de coordonare și i-au returnat la finalul fiecărei zile, după încheierea livrărilor. Unii vârstnici au ajuns să ceară doar anumiți voluntari, fiind foarte impresionați de implicarea acestora. În acele situații, cei care alocau voluntarii au încercat să țină cont de preferințe, din dorința de a cultiva această relație de încredere și apreciere. Tot din grijă față de vârstnici, echipa a decis ca fiecare voluntar să lucreze individual, să nu apară câte 2 oameni la ușa unui vârstnic singur.
Coordonatorii au făcut foarte bine echipă, cunoscându-se deja din viața de zi cu zi, ca angajați ai Primăriei. Inclusiv reprezentanți ai conducerii primăriei Municipiului Alba Iulia s-au implicat activ la toate discuțiile, deciziile și acțiunile întreprinse. Nu au structurat extrem de tare rolurile, preferând să aibă un mod de funcționare fluid și axat pe eficiență în atingerea rezultatelor și pe maximizarea atu-urilor fiecăruia.
Au urmărit constant evoluția programului și pe măsură ce apăreau noi nevoi, le adresau imediat. Au promovat această oportunitate prin canalele de social media, website-ul primăriei, radio, fluturași și pliante lăsate la super-market-uri (cu formatul declarației pe proprie răspundere printat pe verso), sau autocolante în scările de bloc unde s-au făcut dezinfecții. Chiar dacă au fost și alte inițiative similare în oraș, faptul că Ajutăm Seniori a avut loc sub umbrela Primăriei, a validat-o în ochii cetățenilor.
Din nevoia de comunicare rapidă și informare suplimentară, echipa a introdus o secțiune despre voluntariat pe site-ul Primăriei – informare.apulum.ro. Mai mult, la deschiderea site-ului instituției, primul mesaj care apare (chiar și acum) este anunțul legat de program. Pentru cazurile sociale grave, echipa a decis să nu intervină și au colaborat cu succes cu Crucea Roșie și Direcția de Asistență Socială Alba, care au preluat situațiile mai complexe cu nevoie de suport integrat.
Pe tot parcursul etapei acute a crizei, echipa a investit energie și atenție în echipa de voluntari, încercând să îi coopteze și în luarea deciziilor. Un voluntar a reușit să mobilizeze o donație individuală de 1000 RON și pentru a stabili cum să folosească cel mai bine acești bani (care nu puteau fi încasați de administrația publică), s-a decis o consultare deschisă în grupul de voluntari. Astfel, în sâmbăta de dinaintea Paștilor, voluntarii au decis plata chiriei de 800 de lei și oferirea de mâncare pentru o familie extrem de săracă, cu 3 copii și părinți fără un loc de muncă. Mai mult, au solicitat rapid o sponsorizare de la un restaurant și i-au surprins pe copiii familiei cu pizza caldă – un moment poate trecător, dar de un impact emoțional ridicat, atât pentru familia vulnerabilă, cât și pentru voluntari.
În toată această mobilizare, prin implicarea și susținerea conducerii primăriei Municipiului Alba Iulia în tot acest demers, echipa de coordonatori a reușit să diversifice modul de acțiune prin amplificarea susținerii către beneficiarii care au apelat la sprijinul oferit, precum și către alte grupuri identificate. În acest sens, au reușit să atragă sponsorizări din mediul privat (10.000 euro prin Kaufland și Fundația Comunitară, 4,5 tone de alimente și dulciuri ce au făcut Sărbătorile Pascale mai frumoase în 320 de familii.) În toată această perioadă, echipa a reușit să câștige susținerea unor actori locali precum Crucea Roşie Română Filiala Alba, Rețeaua Magazinelor Dacia, Albalact în cadrul campaniei destinate persoanelor aflate în dificultate, precum și susținerea din partea Agra’s Alba Iulia, TransEuro și Jidvei, pentru ca alte 300 de cadouri să ajungă la persoanele nevoiașe din Alba Iulia.
Vorbind cu Sebastian Băeșan, coordonatorul voluntarilor, am vrut să aflăm și care au fost dificultățile în gestionarea voluntarilor. “Provocarea mea majoră a fost cum să îi țin strânși și activi pe voluntari, pentru a-i motiva. Deși nu a existat o nevoie de motivare externă. Ca să fluidizăm tot procesul, am stabilit cu ei ca în fiecare zi, cei disponibili să ne anunțe când vor să participe și îi luăm în ordinea în care se anunțau. A fost o problemă să reușim să îi valorizăm pe toți – și pentru unii au trecut zile bune până când i-am putut implica, dar nimeni nu s-a supărat. Comunicăm permanent cu fiecare în privat, pe lângă discuțiile de pe grup și am ținut mult să avem relații individuale, să depășim relația rece din telefon sau dintr-un mesaj virtual. În spatele acelui telefon e un om cu emoții, cu trăiri, care trebuie apreciate și puse în valoare. Da, poate a fost dificil, fiind un număr mare, dar a meritat, era important. Mai mult, pentru mine abordarea personală a fost cu adevărat esențială – am vorbit cu voluntarii ca și cu niște prieteni, ne-am adresat la per-tu, am discutat să ne cunoaștem mai bine, să le aflu profesiile, zilele de naștere și le-am sărbătorit de la distanță. După ce se termină, sper să ne întâlnim cu toții într-un mediu mai informal, să tragem linie la tot ce s-a întâmplat și să apreciem concluziile fericite.”
Această abordare foarte umană și atenția pentru sentimentele celor implicați a fost trăsătura definitorie a programului și aceasta transpare din toate mărturiile voluntarilor:
“Au fost super încantați! Doamna a vrut să coboare să urc un bax de apă ( i-am sunat pentru o nelămurire de la magazin) și mi-au cerut și un bax de apă , pe lângă lista lor. Nu am lăsat-o să coboare, nu am intrat în casă. Însă, erau mega uimiți de faptul că sunt „marunțică” (cum m-au alintat dânșii) și nu am acceptat să iasă din casă să mă ajute ! Again, super experiența. Mulțumesc!” (Mărgineanu Ioana)
“Noi am fost astăzi la doi domni drăguți. Pe lângă alimente au dorit să procurăm și mâncare pentru câini și pisici, în cantitate destul de mare. Domnul ne-a spus că hrănește mai multe animale, iar asta ne-a umplut inimile de bucurie. Sentimentul de empatie care ne scoate pe noi din casă, să îl observi și la cei pe care îi ajuți”. (Avram Bianca)
“Am fost așteptat de o doamnă drăguță și foarte emoționată. Am îmbărbătat-o și am asigurat-o că nu este singura. Cred că pe lângă ajutorul pe care îl oferim au mare nevoie de susținere morală, afecțiune și multe zâmbete. A fost o onoare pentru mine.” (Ciocan Nicolae)
Sebastian ne dezvăluie motivaţia sa şi a colegilor săi: “Vrem să arătăm o latura mai umană a personalului administrației publice. Dincolo de a fi funcționari, acolo sunt oameni. Lucrez într-un departament compus din oameni tineri, am vrut să răspundem nevoii comunitare mult mai prompt, suntem mai flexibili și mai dinamici. Am lucrat cu toții şi în weekenduri şi serile – poate e apanajul tinereţii. Dar facem asta în timpul nostru, pentru că ne dorim cu adevărat să facem ceva pentru comunitate şi astfel se vede că suntem prezenți în comunitate, nu doar după un ghișeu. În momentul în care guști gustul facerii de bine, te molipsești, şi vrei să tot guști din aceasta atitudine…Eu am coordonat timp de 3 ani de zile un program de fapte bune – Giving Tuesday – mereu în afara orarului de lucru, la fel am făcut şi acum, pentru că eu cred foarte mult în coalizarea comunității pentru a returna ceva celorlaţi. Nu știu cât timp am investit în asta – am vrut mereu să fim prompți, am trecut dincolo de barierele orare instituționale de la 8 la 4 și dacă aveam înscrieri sau întrebări la 8 seara, le răspundeam instant. Oamenii au fost surprinși că am răspuns așa de repede.”
Când l-am întrebat cum a reușit să îmbine și programul de lucru și inițiativa Ajutăm Seniorii, și dacă mai are timp și de viața sa, Sebastian a răspuns simplu – “M-am născut cu energia asta, nu mă pot lecui. Sunt oameni care fac inițiative, dar nu vor sa le facă publice, sa nu denatureze gestul într-o laudă. Dar eu cred că trebuie să scoatem în evidență binele făcut, nu ca semn de laudă ci ca o valorizare a acestuia prin prisma umanității, să-i dăm valoarea necesară de a deveni viral. Cred mult într-un proverb ce spune – Dacă vrei să ajungi repede, mergi singur. Dacă vrei să ajungi departe, mergeţi împreună -. Iar acest lucru s-a dovedit încă odată prin strânsa colaborare a colegilor coordonatori, implicarea intensă a conducerii municipalității, dedicarea voluntarilor, reușita implicării diferiților actori sociali din mediul privat, asociativ și instituțional. Dar cel mai relevant răspuns a tot ceea ce am reușit să face împreună este zâmbetul de pe chip și licărul din ochii oamenilor cărora le-am venit în întâmpinare. Tocmai din acest motiv cred din tot sufletul că vom dezvolta și alte acțiuni cel puțin cu aceeași încărcătură. Nu pot decât să mă simt onorat și să mă înclin plin de recunoștință în fața fiecărui om care a făcut ca aceste lucruri să prindă sens și valoare.”