Geeks For Democracy a lansat din 9 martie programul Cumpărături la Ușa Ta, chiar înainte să se instaureze în mod oficial starea de urgență. Este un program de reacție rapidă, transparent, în care voluntarii ajută persoanele aflate în imposibilitate de a se deplasa să primească alimente și/sau produse sanitare, pe durata pandemiei de COVID-19.
Programul este unul diferit față de ce făcea echipa Geeks for Democracy înainte de criză. De câțiva ani, echipa acționa intens în domeniul civic, implicându-se în campanii de dezvoltare a democrației, acțiuni de observare la vot, analize sociologice, demersuri de memorie civică privind victimele comunismului sau acțiuni de luptă anticorupție. Fiind însă un grup de voluntari dinamic și foarte ancorat în realitatea prezentă, au sesizat imediat urgența și prioritatea momentului – aceea de a-i ajuta pe oameni și au făcut în continuare voluntariat, însă în zona social-caritabilă.
Echipa de voluntari include tipologii diferite – de la antreprenori la juriști, medici, economiști, sau chiar militari – majoritatea adulți, cu familii, cu locuri de muncă ce le ocupă majoritatea timpului activ. Cu toate astea, mereu găsesc loc și pentru voluntariat iar acum în criza, au reușit să creeze un model operațional de identificare a nevoilor cetățenilor vulnerabili, primul de acest tip din țară, care a inspirat apoi numeroase replici în alte orașe și chiar preluarea modelului și de către unele autorități.
Echipa a înțeles nevoia de a furniza vârstnicilor și persoanelor vulnerabile, izolate în case, alimente și medicamente. Au creat un call-center și posibilitatea de a comanda kituri standard – pachete de cumpărături ce conțin alimente de bază, lapte, legume și fructe. Au lansat un apel de înscriere pentru voluntari, văzând dorința oamenilor de a se implica – astfel au oferit 2 tipuri de poziții posibile pentru voluntari – în call-center și în procesul de livrare. A existat un interes foarte mare: s-au înregistrat 398 de persoane pentru call-center și aproape 430 pentru procesul de livrare. Dintre aceștia, 60 au devenit activi în call-center, preluând comenzi și nevoi și cam 130 de voluntari au procesat livrările. Disponibilitatea mare de implicare se explică prin faptul că voluntarii au înțeles repede că oamenii au nevoie de ei, că există o nevoie reală, dar și prin pur altruism, aceștia fiind dispuși să își riște propria sănătate sau să aloce din banii proprii. Cu ajutorul voluntarilor, din 23 martie până acum, s-au preluat 525 de apeluri și s-a ajuns la 2172 de beneficiari, care au primit 1809 pachete de alimente, 554 de pachete cu produse de igienă, 620 de mese calde și 56 dintre ei, medicamente.
Cum a funcționat programul și procesul de coordonare a voluntarilor?
Cei care au dorit să devină voluntari au completat un formular, au ales rolul pe care îl preferă (operator call-center sau livrator), au semnat documentele necesare (acord GDPR, protocol de igienă la livrare, contract de voluntariat). Importanța acestui protocol complet de înscriere a fost subliniată permanent. Selecția voluntarilor a fost facilitată prin procedura de înscriere bine pusă la punct, care a asigurat filtrarea în funcție de disponibilitatea de implicare (orară și geografică) și de vârstă. Coordonatorii au refuzat elegant pe cei peste 55 de ani care au dorit sa devină voluntari la livrări, punctând clar obiectivul programului de a-i proteja pe vârstnicii peste 60 de ani și de a menține gradul de risc la un nivel cât mai scăzut.
Pentru fiecare sector din București, s-au ales 2 coordonatori, tot din rândul voluntarilor – pentru a gestiona bunul mers al programului și comunicarea cu echipele de voluntari alocate fiecărui sector. Au fost realizate proceduri detaliate de protecție și siguranță. Persoane cu experiență în lucrul cu oamenii, externe echipei, au creat și au livrat sesiuni de instructaj pentru voluntarii din call-center, au realizat script-uri de intervenție cu descrierea amănunțită a unei discuții cu beneficiarii, cu toate variantele de răspuns. Una din regulile de bază a fost aceea de a lucra în echipe de câte 2 voluntari la livrări și nu individual, pentru a evita riscurile, a păstra siguranța și a se sprijini reciproc, reducând riscul contaminării.
Kiturile de alimente au fost asamblate de către retaileri și livrate de către voluntari, care purtau mereu echipament de protecție, iar contravaloarea era achitată de beneficiari la livrare, fără costuri adiționale. Dacă la început au fost disponibili doar în București, din luna mai au devenit disponibili în alte 14 comunități din țară (Caraș, Arad, Timișoara, Mureș, Iași, Prahova, Constanța, Galați, Dâmbovița), folosind același model de lucru cu voluntarii și bazându-se pe sprijinul esențial al coordonatorilor din plan local, identificați anterior. Chiar dacă numărul comenzilor a scăzut, pe măsură ce restricțiile s-au relaxat, serviciul continuă să funcționeze. Acum există și unii beneficiari care sună la call-center și stau 20 de minute la povești cu voluntarii, fără să comande nimic, ceea ce indică o nouă nevoie acută de socializare.
Pe lângă livrarea de comenzi, au început să facă și acțiuni săptămânale de donații de alimente și produse de igienă – ieșind în expediții în afara București-ului, cu grupuri mai mari de voluntari, cu mașini proprii sau puse la dispoziție de firme (precum Ford sau Mercedes). Au ajuns astfel la 30 de familii din Argeș, au hrănit 400 de persoane din Țăndărei, au ajuns cu pachete de Paște la cămine de bătrâni din Călărași, Oltenița, Costești și Ciuperceni, apoi la copii cu dizabilități sau 15 familii de bătrâni. Mai mult, au livrat porții de mâncare caldă donate de un restaurant din capitală, către oamenii străzii și alte categorii de beneficiari, identificați cu sprijinul altor ONG-uri locale din domeniul social.
Au realizat un protocol cu o rețea de 40 de medici din capitală și cu ajutorul unei alte echipe de voluntari motocicliști au livrat medicamente. Au avut peste 1500 de beneficiari și unii revin în continuare la ei. Beneficiarii sunt cei care le ridică moralul voluntarilor, iar aceștia le duc uneori flori și scrisori vârstnicilor. S-a creat un sentiment puternic de întrajutorare și solidaritate și echipa de management a recunoscut și apreciat asta, ca o validare a efortului de a pune pe picioare sistemul.
De ce fac asta?
Au simțit că pot aduce oamenii aproape de ei, să formeze o comunitate care să răspundă uneia din cele mai acute nevoi. Au acționat extrem de rapid acolo unde au simțit că e nevoie de ei și ideea lor a scalat. Au ajuns sa fie mai rapizi decât curierii. Voluntarii au devenit tot mai independenți, au venit cu inițiative proprii, a fost un efort de echipă, nu doar al celor 18 coordonatori. Invitat în emisiunea lui Toader Păun la Europa FM – Oameni de milioane, Marian a recunoscut valoarea cooperării – “Nu sunt eu de milioane, echipa e de milioane!”
Marian Rădună – coordonator voluntari, ne vorbește cu modestie despre munca sa și a echipei – “Noi am setat infrastructura doar. Am avut mai mulți voluntari decât am avut comenzi, pentru că după inițiativa noastră, au început să apară alternative și asta a redus din activitatea noastră. Însă nu ne-am supărat, important era să îi știm în siguranță pe beneficiarii identificați de noi, chiar dacă primeau produsele necesare din altă parte. Am avut printre voluntari oameni mișto și foarte diferiți, foarte implicați și am mers pe încredere cu ei – ne-am asigurat că respectă procedurile de protecție, am insistat pe protocoale, dar am știut cu toții că suntem maturi, ne-am uitat în ochii lor și știm că sunt serioși. Chiar dacă provocarea de început în coordonarea voluntarilor a fost exact greutatea de a avea încredere în oameni necunoscuți și atât de diferiți, s-a făcut o echipă ca o familie, parcă lucrăm de o viață împreună. Suntem diferiți toți, dar dorința de a face bine nu face altceva decât să ne ajute. Am avut valori implicite, nu am simțit că trebuie să le definim, pentru că le găsim și în noi și în ei – de la spiritul antreprenorial, la respect, inovație, lucru în echipă sau integrare – toate ne-au adus împreună.
A fost frustrant să vedem că autoritățile se laudă cu ce fac, și își fac reclamă pe banii noștri, cu ceva ce au făcut tot pe banii noștri, când acesta este rolul lor și pentru asta au fost aleși. Eu nu mi-am permis asta – toți banii mobilizați în donații i-am investit în produse care au ajuns la oameni. Autoritățile ar fi trebuit să aibă o mapare a beneficiarilor și să vină cu aceste nevoi clare spre noi.
După criză, rămânem cu o echipă mișto care poate acționa în orice moment, cu un mecanism care poate fi scalat și activat când e nevoie și acesta poate fi un exemplu pentru stat, de a face ceva care să funcționeze. Noi am făcut totul într-o lună, deci se poate.”
Alte elemente de bună practică
- Atenția pentru voluntari și valorizarea acestora – pe de o parte prin asigurarea siguranței voluntarilor, transferată în instituirea de echipe în teren, iar pe de altă parte prin înțelegerea așteptărilor acestora și organizarea programului – „Voluntarii sunt oameni, am vrut ca fiecare să facă maxim 2 ore de voluntariat pe zi, pentru că suntem mulți.”
- Accentul pus pe eficientizarea sistemului de lucru – Marian a lucrat mulți ani în logistică, a adus această expertiză în modul de organizare a livrărilor, a venit rapid cu ideea unor kituri standard, pentru a urgenta pregătirea pachetelor și preluarea lor printr-o simplă scanare a unui cod de bare. A discutat mult cu reprezentanții magazinelor, pentru a găsi cele mai eficiente modalități de deservire rapidă și fără complicații a nevoilor beneficiarilor, reușind astfel și să sprijine continuitatea vânzărilor din această industrie și contribuind la menținerea activității angajaților din magazine.
- Răspunsul direct și adaptat unei nevoi reale – chiar dacă la momentul inițial nu se cunoștea exact dimensiunea acestora. S-au concentrat să creeze un ajutor real, corect din punct de vedere tehnic, făcut în siguranță și gata să fie replicat. Erau pregătiți să livreze și mai multe comenzi, capacitatea actuala ar fi de 2000 de comenzi pe zi, însă, din fericire, situația nu s-a agravat atât de mult.
- Eficiența dată de implicarea atentă și constantă a coordonatorilor – și-au împărțit rapid sarcinile, fiecare asumându-și elemente de management cu care erau familiari (comunicare, design, resurse umane, networking, organizare) şi investind timp valoros în întâlnirile virtuale de coordonare, foarte necesare la început, până au pus totul în mișcare.
